Legal requirements: cleaning and facility hygiene in Poland
Which regulations require cleaning and what exactly do they demand? We collected the cleanliness and hygiene requirements from Polish and EU law in one place — grouped by facility type: offices, food service, medical facilities, schools and housing communities. Each entry names the act, the specific provision, its practical meaning, who is responsible and who inspects.
This page is informational and does not constitute legal advice. Descriptions simplify statutory wording for practical use — before decisions with legal consequences consult the source text (isap.sejm.gov.pl) or a lawyer. We verify the legal status quarterly; the last verification date is shown above.
Każdy pracodawca (biura, handel, usługi, produkcja)Wymogi przekrojowe z Kodeksu pracy i przepisów bhp — dotyczą każdego zakładu pracy niezależnie od branży, także samych firm sprzątających.6 requirements
| Act and provision | What it requires | Who is responsible | Who inspects |
|---|---|---|---|
| Kodeks pracyUstawa z dnia 26 czerwca 1974 r. — Kodeks pracy (t.j. Dz.U. 2025 poz. 277, ze zm.) — art. 207 § 2, art. 214 i art. 233 | Pracodawca chroni zdrowie i życie pracowników przez zapewnienie bezpiecznych i higienicznych warunków pracy, zapewnia pomieszczenia pracy odpowiednie do rodzaju wykonywanych prac i utrzymuje obiekty w stanie zapewniającym bhp (art. 214), a także zapewnia urządzenia higieniczno-sanitarne oraz środki higieny osobistej (art. 233). | pracodawca (obowiązku nie przenosi umowa z firmą sprzątającą — outsourcing wykonuje pracę, odpowiedzialność publicznoprawna zostaje u pracodawcy) | Państwowa Inspekcja Pracy |
| Rozporządzenie bhpRozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 26 września 1997 r. w sprawie ogólnych przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy (t.j. Dz.U. 2003 nr 169 poz. 1650, ze zm.) — § 14 i § 16 ust. 1 | Pomieszczenia pracy i ich wyposażenie muszą być utrzymywane w czystości i porządku; podłogi — stabilne, równe, nieśliskie, niepylące i łatwe do utrzymania w czystości. Przepis wymaga STANU czystości, nie konkretnej częstotliwości — harmonogram sprzątania ustala pracodawca lub umowa z wykonawcą. | pracodawca / zarządzający obiektem | Państwowa Inspekcja Pracy |
| Rozporządzenie bhp — zał. 3Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 26 września 1997 r. w sprawie ogólnych przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy (t.j. Dz.U. 2003 nr 169 poz. 1650, ze zm.) — § 111 i załącznik nr 3 | Pracodawca zapewnia pomieszczenia higieniczno-sanitarne (ustępy, umywalnie, szatnie, jadalnie) w liczbie zależnej od zatrudnienia — m.in. co najmniej 1 umywalka na 5 pracowników, ustępy nie dalej niż 75 m od stanowiska — i utrzymuje je w pełnej sprawności oraz czystości (podłogi i ściany zmywalne, ściany do 2 m gładkie i nienasiąkliwe). To najczęstsza podstawa zastrzeżeń PIP dotyczących sprzątania. | pracodawca | Państwowa Inspekcja Pracy |
| Kodeks pracy — chemiaUstawa z dnia 26 czerwca 1974 r. — Kodeks pracy; rozporządzenie (WE) nr 1907/2006 (REACH) (t.j. Dz.U. 2025 poz. 277; Dz.Urz. UE L 396 z 30.12.2006) — art. 221 § 2 k.p.; art. 35 REACH | Stosowanie niebezpiecznych substancji chemicznych (w tym profesjonalnych środków czystości) wymaga aktualnego spisu tych substancji oraz kart charakterystyki, a pracownicy i ich przedstawiciele muszą mieć dostęp do informacji z kart (dozowanie, środki ochrony, pierwsza pomoc) — w praktyce inspekcja oczekuje kart w języku polskim, dostępnych w miejscu pracy personelu sprzątającego. | pracodawca personelu sprzątającego (firma sprzątająca — dla swoich pracowników) | Państwowa Inspekcja Pracy, Państwowa Inspekcja Sanitarna |
| Produkty biobójczeUstawa z dnia 9 października 2015 r. o produktach biobójczych (t.j. Dz.U. 2021 poz. 24, ze zm.) — art. 5 i art. 7 ust. 1 | Do dezynfekcji wolno stosować wyłącznie produkty biobójcze udostępnione legalnie na rynku — z pozwoleniem (unijnym lub krajowym „na obrót”), wpisane do Wykazu Produktów Biobójczych prowadzonego przez Prezesa URPL — i zgodnie z warunkami z etykiety. Dotyczy każdej dezynfekcji „usługowej”: od sanitariatów biurowych po gabinety. | podmiot stosujący środek (firma sprzątająca / zleceniodawca) | Państwowa Inspekcja Sanitarna |
| Ustawa o odpadachUstawa z dnia 14 grudnia 2012 r. o odpadach (t.j. Dz.U. 2023 poz. 1587, ze zm.) — art. 3 ust. 1 pkt 32, art. 49–50 i art. 66 | Wytwórcą odpadów powstających w wyniku świadczenia usług sprzątania jest z mocy ustawy FIRMA świadcząca usługę, chyba że umowa stanowi inaczej — warto to uregulować w umowie sprzątania. Odpady inne niż komunalne (np. zużyte świetlówki, opakowania po chemii, odpady pobudowlane) wymagają ewidencji w BDO i kart przekazania; zwykłe odpady komunalne z biur idą strumieniem gminnym bez ewidencji. | wytwórca odpadów — domyślnie firma sprzątająca, jeśli umowa nie stanowi inaczej | Wojewódzki Inspektorat Ochrony Środowiska, gmina |
Gastronomia i obrót żywnościąRestauracje, kuchnie, stołówki, sklepy spożywcze, produkcja żywności — najściślej kontrolowany segment (Państwowa Inspekcja Sanitarna).3 requirements
| Act and provision | What it requires | Who is responsible | Who inspects |
|---|---|---|---|
| Rozporządzenie 852/2004Rozporządzenie (WE) nr 852/2004 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 29 kwietnia 2004 r. w sprawie higieny środków spożywczych (Dz.Urz. UE L 139 z 30.04.2004, wersja skonsolidowana 2021) — załącznik II, rozdz. I–II | Pomieszczenia żywnościowe muszą być utrzymywane w czystości i dobrym stanie; powierzchnie kontaktujące się z żywnością — łatwe do czyszczenia i dezynfekcji (materiały gładkie, zmywalne, nietoksyczne). Wymagane są odpowiednie warunki do czyszczenia i dezynfekcji narzędzi oraz sprzętu. | podmiot prowadzący przedsiębiorstwo spożywcze | Państwowa Inspekcja Sanitarna |
| HACCP / GHPRozporządzenie (WE) nr 852/2004 w sprawie higieny środków spożywczych (Dz.Urz. UE L 139 z 30.04.2004, zm. rozp. (UE) 2021/382) — art. 4–5 oraz zał. II rozdz. XIa | Zakład musi wdrożyć i utrzymywać procedury oparte na zasadach HACCP oraz dobrej praktyki higienicznej (GHP) — w praktyce m.in. udokumentowany plan mycia i dezynfekcji: co, czym, jak często i kto czyści, z zapisami wykonania okazywanymi przy kontroli. Od 2021 r. załącznik II wymaga też „kultury bezpieczeństwa żywności” — utrzymanie higieny ma być udokumentowanym, zarządzanym procesem. | podmiot prowadzący przedsiębiorstwo spożywcze | Państwowa Inspekcja Sanitarna |
| Bezpieczeństwo żywnościUstawa z dnia 25 sierpnia 2006 r. o bezpieczeństwie żywności i żywienia (t.j. Dz.U. 2023 poz. 1448, ze zm.) — art. 59 ust. 2 | Osoby pracujące w styczności z żywnością — w tym personel sprzątający kuchnie i zaplecza w czasie produkcji — muszą mieć orzeczenie lekarskie do celów sanitarno-epidemiologicznych, przechowywane w dokumentacji. Przy zlecaniu sprzątania gastronomii warto wymagać orzeczeń w umowie. | pracodawca / zleceniobiorca kierujący personel | Państwowa Inspekcja Sanitarna |
Placówki medyczne i usługi z naruszeniem ciągłości tkanekPrzychodnie, gabinety, szpitale — oraz salony urody i tatuażu, którym ustawa „zakaźna” stawia analogiczne wymogi procedur higienicznych.3 requirements
| Act and provision | What it requires | Who is responsible | Who inspects |
|---|---|---|---|
| Rozporządzenie MZ o pomieszczeniachRozporządzenie Ministra Zdrowia z dnia 26 marca 2019 r. w sprawie szczegółowych wymagań, jakim powinny odpowiadać pomieszczenia i urządzenia podmiotu wykonującego działalność leczniczą (t.j. Dz.U. 2022 poz. 402) — m.in. § 27, § 30 i § 2 pkt 5 | Pomieszczenia podmiotu leczniczego muszą umożliwiać mycie i dezynfekcję: meble zmywalne i odporne na środki dezynfekcyjne, podłogi z materiałów umożliwiających mycie i dezynfekcję, a połączenia ścian z podłogami wykonane w sposób to ułatwiający. Placówka ma też mieć pomieszczenie porządkowe (schowek ze zlewem na sprzęt i środki czystości) — warunek techniczny skutecznego sprzątania, sprawdzany przy rejestracji i kontrolach. | podmiot wykonujący działalność leczniczą | Państwowa Inspekcja Sanitarna, organ rejestrowy |
| Ustawa „zakaźna”Ustawa z dnia 5 grudnia 2008 r. o zapobieganiu oraz zwalczaniu zakażeń i chorób zakaźnych u ludzi (t.j. Dz.U. 2025 poz. 1675, ze zm.) — art. 11–14 oraz art. 16 | Kierownicy podmiotów leczniczych wdrażają i dokumentują procedury zapobiegania zakażeniom, w tym dekontaminacji powierzchni, pomieszczeń i sprzętu — czyli pisemny plan higieny z doborem środków i częstotliwości; sprzątanie placówki odbywa się według tych procedur, nie „na oko”. Art. 16 nakłada analogiczny obowiązek procedur na usługi z naruszeniem ciągłości tkanek poza medycyną (salony urody, tatuażu, piercingu). | kierownik podmiotu leczniczego / świadczący usługę (procedury); wykonawca sprzątania — zgodnie z nimi | Państwowa Inspekcja Sanitarna |
| Odpady medyczneRozporządzenie Ministra Zdrowia z dnia 5 października 2017 r. w sprawie szczegółowego sposobu postępowania z odpadami medycznymi (Dz.U. 2017 poz. 1975) — § 5 i § 8 | Odpady medyczne zbiera się w miejscu powstania do oznakowanych, kodowanych kolorami worków i pojemników (m.in. czerwone — zakaźne), z limitami magazynowania: odpady zakaźne co do zasady do 72 h (w temp. 10–18°C; poniżej 10°C — do 30 dni), a pomieszczenie magazynowe utrzymuje się na bieżąco w czystości. Personel sprzątający nie miesza ich z odpadami komunalnymi i nie przenosi między pojemnikami. | wytwórca odpadów medycznych (placówka); wykonawca sprzątania — zgodnie z procedurami | Państwowa Inspekcja Sanitarna, WIOŚ |
Szkoły, przedszkola, żłobkiPlacówki oświatowe i opieki nad małymi dziećmi — odpowiedzialność dyrektora za higieniczne warunki i wymogi lokalowo-sanitarne.2 requirements
| Act and provision | What it requires | Who is responsible | Who inspects |
|---|---|---|---|
| BHP w szkołachRozporządzenie Ministra Edukacji Narodowej i Sportu z dnia 31 grudnia 2002 r. w sprawie bezpieczeństwa i higieny w publicznych i niepublicznych szkołach i placówkach (t.j. Dz.U. 2020 poz. 1604, zm. Dz.U. 2024 poz. 933) — § 2, § 7 ust. 5 i § 8 | Dyrektor zapewnia bezpieczne i higieniczne warunki pobytu w szkole. Pomieszczenia sanitarnohigieniczne muszą mieć ciepłą i zimną bieżącą wodę oraz środki higieny osobistej — od nowelizacji 2024 r. wprost: mydło, ręczniki papierowe lub suszarki i papier toaletowy — i być utrzymywane w czystości oraz pełnej sprawności. Przejścia na terenie szkoły zimą odśnieża się i zabezpiecza przed poślizgiem. | dyrektor szkoły / organ prowadzący | Państwowa Inspekcja Sanitarna, kuratorium oświaty |
| Żłobki i kluby dziecięceRozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 lipca 2014 r. w sprawie wymagań lokalowych i sanitarnych, jakie musi spełniać lokal, w którym ma być prowadzony żłobek lub klub dziecięcy (t.j. Dz.U. 2019 poz. 72) — wymagania sanitarne lokalu | Lokal żłobka musi spełniać wymagania lokalowo-sanitarne potwierdzane opinią komendanta PSP i inspektora sanitarnego — w tym warunki utrzymania czystości pomieszczeń, zmywalne powierzchnie i zaplecze higieniczne. Standard sprzątania placówki opiekuńczej jest częścią warunków prowadzenia działalności. | podmiot prowadzący żłobek / klub dziecięcy | Państwowa Inspekcja Sanitarna, gmina (rejestr żłobków) |
Wspólnoty, zarządcy, właściciele nieruchomościCzęści wspólne budynków, drogi dla pieszych, pojemniki na odpady — obowiązki z ustawy „czystościowej”, ustawy „zakaźnej” i Prawa budowlanego.3 requirements
| Act and provision | What it requires | Who is responsible | Who inspects |
|---|---|---|---|
| Ustawa „czystościowa”Ustawa z dnia 13 września 1996 r. o utrzymaniu czystości i porządku w gminach (t.j. Dz.U. 2025 poz. 733, ze zm.) — art. 5 ust. 1 | Właściciel nieruchomości zapewnia utrzymanie czystości i porządku, m.in.: wyposażenie w pojemniki na odpady i utrzymanie ich w odpowiednim stanie sanitarnym oraz uprzątnięcie błota, śniegu, lodu i innych zanieczyszczeń z dróg dla pieszych (dawniej „chodników”) położonych bezpośrednio przy granicy nieruchomości; obowiązek nie obejmuje dróg, na których dopuszczono płatny postój. Szczegóły (np. częstotliwości) doprecyzowuje regulamin gminny. | właściciel / zarządca nieruchomości (wspólnota, spółdzielnia) | wójt/burmistrz/prezydent miasta, straż gminna (miejska) |
| Ustawa „zakaźna” — nieruchomościUstawa z dnia 5 grudnia 2008 r. o zapobieganiu oraz zwalczaniu zakażeń i chorób zakaźnych u ludzi (t.j. Dz.U. 2025 poz. 1675, ze zm.) — art. 22 ust. 1 | Właściciel, posiadacz lub zarządzający nieruchomością utrzymuje ją w należytym stanie higieniczno-sanitarnym: prawidłowa gospodarka odpadami i ściekami, zwalczanie gryzoni, insektów i szkodników, usuwanie padłych zwierząt i odchodów. To podstawa prawna m.in. dezynsekcji i deratyzacji części wspólnych oraz mycia altan śmietnikowych. | właściciel / posiadacz / zarządzający nieruchomością | Państwowa Inspekcja Sanitarna |
| Prawo budowlaneUstawa z dnia 7 lipca 1994 r. — Prawo budowlane (t.j. Dz.U. 2026 poz. 524, ze zm.) — art. 61 i 62 | Właściciel lub zarządca utrzymuje budynek w należytym stanie technicznym i estetycznym oraz poddaje go okresowym kontrolom (co najmniej raz w roku i co 5 lat), obejmującym także estetykę obiektu i jego otoczenia. Zaniedbane, brudne części wspólne (klatki, piwnice, zsypy) mogą być kwalifikowane jako nienależyte utrzymanie obiektu. | właściciel / zarządca budynku | powiatowy inspektor nadzoru budowlanego |
How to use this database
- Find your segment and check which requirements apply — the “every employer” requirements ALWAYS apply, segment-specific ones come on top.
- When outsourcing cleaning, remember: liability towards inspections stays with the owner/employer — transfer the requirements into the contract (scope, frequencies, authorised biocides, health certificates).
- Regulations usually mandate a state (“keep clean”), not a frequency — you set frequencies in a hygiene plan or cleaning schedule; our free tools help.
- Preparing a tender or RFQ, put your segment’s requirements into the specification — our RFQ builder does it for you.
FAQ
Czy firma sprzątająca musi mieć licencję lub koncesję?+
Nie. Usługi sprzątania (PKD 81.21.Z, 81.22.Z) to w Polsce działalność nieregulowana — nie wymaga licencji, koncesji ani zezwolenia; wystarczy zarejestrowana działalność gospodarcza. Wyjątki dotyczą usług pokrewnych: opróżnianie zbiorników bezodpływowych i transport nieczystości ciekłych wymaga zezwolenia gminy, a transport odpadów — wpisu do rejestru BDO. Wymogi prawne dotyczą natomiast sposobu pracy: bhp personelu, kart charakterystyki chemii, środków biobójczych z pozwoleniem, a w segmentach wrażliwych — procedur higienicznych obiektu, w którym firma sprząta.
Kto kontroluje czystość: Sanepid czy PIP?+
Obie inspekcje, ale w różnych rolach. Państwowa Inspekcja Pracy patrzy na czystość jako element warunków pracy (pomieszczenia pracy i sanitarne u każdego pracodawcy). Państwowa Inspekcja Sanitarna (Sanepid) kontroluje higienę tam, gdzie chroniony jest klient/pacjent: gastronomię, placówki medyczne, szkoły, żłobki, obiekty usługowe. Nadzór budowlany i gmina egzekwują utrzymanie budynków oraz czystość posesji i chodników.
Czy przepisy określają, jak często trzeba sprzątać?+
Prawie nigdy wprost. Ustawy i rozporządzenia nakazują UTRZYMYWAĆ czystość i higienę (stan, nie częstotliwość), a konkretne częstotliwości pojawiają się w dokumentach niższego rzędu: planach higieny placówek medycznych, procedurach GHP/HACCP gastronomii, regulaminach gminnych (odśnieżanie, pojemniki) i umowach sprzątania. Praktyczne częstotliwości dla różnych pomieszczeń znajdziesz w naszym harmonogramie sprzątania.
Kto odpowiada za czystość, gdy sprzątanie jest zlecone firmie zewnętrznej?+
Wobec inspekcji — nadal właściciel, zarządca lub pracodawca. Outsourcing przenosi wykonanie, nie odpowiedzialność publicznoprawną: PIP ukarze pracodawcę za brudne zaplecze socjalne, a Sanepid restaurację za stan kuchni, niezależnie od tego, kto sprzątał. Odpowiedzialność firmy sprzątającej wynika z umowy (odszkodowawcza) — dlatego zakres, częstotliwości i standardy warto precyzyjnie zapisać w umowie.
Jakie dokumenty dotyczące sprzątania trzeba okazać przy kontroli?+
Zależnie od segmentu: gastronomia — procedury GHP/HACCP z planem mycia i dezynfekcji oraz zapisami wykonania i orzeczenia sanitarno-epidemiologiczne personelu; placówki medyczne — procedury dekontaminacji i plan higieny z doborem środków; każdy pracodawca — karty charakterystyki stosowanej chemii i spis substancji niebezpiecznych; zarządcy — umowy i dowody realizacji obowiązków (np. odśnieżania). Gotowy plan higieny wygenerujesz bezpłatnie na reefa.pl.
Jakim środkiem wolno dezynfekować powierzchnie w firmie?+
Tylko produktem biobójczym dopuszczonym do obrotu w Polsce — figurującym w Wykazie Produktów Biobójczych prowadzonym przez URPL — i stosowanym zgodnie z etykietą (stężenie, czas kontaktu). „Domowe” środki czyszczące bez pozwolenia mogą czyścić, ale formalnie nie wykonują dezynfekcji. To częsty błąd w gastronomii i gabinetach przy doborze chemii.
The database covers cleanliness and hygiene requirements — it is not a complete list of OSH or sanitary obligations for any industry. Source texts are available in ISAP (isap.sejm.gov.pl) and EUR-Lex. Spotted an outdated entry? Let us know via the contact page.