In-house cleaner or a cleaning company?
A payroll hire looks cheaper as long as you only count gross salary. This calculator computes the full cost of one WORKED hour — employer contributions, leave, sick days, supplies, equipment and management time — and puts it against cleaning-company rates. No sign-up.
2026 assumptions: employer contributions ~20,48% of gross, 251 working days, 26 vacation days. PPK and recruiting excluded — the result is a lower bound.
- wages + employer contributions5783 zł
- supplies, equipment, management860 zł
- hours actually worked per month142 h
Your hourly cost sits within market rates — the decision comes down to substitution risk (whose problem are leave and sick days?) and hour utilisation.
Indicative calculation — not HR or tax advice. Company rates per the site's price canon (45–80 PLN/h for business clients).
Four costs the “gross only” math forgets
- Cover: 26 vacation days + ~12 sick days is 7–8 weeks a year when someone else must take over.
- Manager time: schedules, quality control, re-hiring on churn — several hours a month.
- Supplies and equipment: chemicals, trolley, vacuum with servicing — included in a service contract.
- Churn risk: every departure costs recruitment, onboarding and weeks of lowered standards.
How we calculate
Annual employer cost (gross × 12 × 1.2048) divided by hours actually worked: 251 working days minus 26 vacation days minus declared sick days, × 8 hours × FTE fraction. Monthly supplies, equipment and management costs are added on top.
The result is compared with the site's canonical company-rate range for business clients. PPK and recruiting are deliberately excluded, so the real in-house cost is likely higher than shown.
FAQ
Ile naprawdę kosztuje własna sprzątaczka na etacie?+
Więcej niż brutto na umowie: pracodawca dopłaca ok. 20,5% składek (emerytalna, rentowa, wypadkowa, FP, FGŚP), a z 251 dni roboczych w roku pracownik realnie przepracowuje ok. 213 (po 26 dniach urlopu i średniej absencji chorobowej). Przy brutto 4 800 zł pełny koszt jednej PRZEPRACOWANEJ godziny — z materiałami, sprzętem i czasem zarządzania — wychodzi zwykle 45–60 zł/h, nie „30 zł/h z umowy”.
Co się bardziej opłaca: etat czy firma sprzątająca?+
To zależy od liczby godzin i tego, kto ponosi ryzyko zastępstw. Firmy sprzątające liczą dla klientów biznesowych 45–80 zł/h — czyli często tyle samo, co pełny koszt etatu, ale w cenie jest zastępowalność (choroba i urlop to problem firmy, nie Twój), sprzęt, środki i nadzór. Etat wygrywa głównie przy pełnym obłożeniu godzin i stabilnym zakresie; przy kilkunastu godzinach tygodniowo zwykle wygrywa usługa.
O jakich kosztach ukrytych najczęściej się zapomina?+
Cztery pozycje regularnie pomijane w rachunku: (1) zastępstwa podczas urlopu i choroby — 5–7 tygodni w roku ktoś musi przejąć obowiązki; (2) czas menedżera na grafiki, kontrolę i rekrutację — nawet kilka godzin miesięcznie; (3) sprzęt z serwisem i amortyzacją oraz chemia; (4) rotacja — koszt rekrutacji i wdrożenia przy każdej zmianie osoby. Badania rynkowe wskazują, że programy in-house zaniżają swój realny koszt o 30–60%, licząc same pensje.
Jak kalkulator liczy pełny koszt godziny?+
Roczny koszt pracodawcy (brutto × 12 × 1,2048) dzielimy przez realnie przepracowane godziny (dni robocze minus urlop minus chorobowe, × 8 h), a następnie dodajemy miesięczne koszty materiałów, sprzętu i czasu zarządzania. Wynik porównujemy z widełkami rynkowymi firm 45–80 zł/h. Model celowo pomija PPK i koszty rekrutacji — realny koszt etatu jest więc raczej wyższy niż niższy od wyniku.
Kiedy własny pracownik ma sens?+
Gdy godzin jest dużo i są przewidywalne (np. codzienny serwis 6–8 h), zakres wykracza poza sprzątanie (drobne prace gospodarcze, obsługa spotkań), a organizacja ma kim zastępować nieobecności. Wtedy pełne obłożenie etatu zbija koszt godziny poniżej stawek rynku usług — kalkulator pokaże to wprost.