Dlaczego większość ofert jest zaniżona?
Bo liczy się je od końca: klient rzuca budżet, właściciel firmy dopasowuje do niego cenę i dopiero potem zastanawia się, ile godzin da radę tam wcisnąć. Druga klasyczna pomyłka to liczenie kosztu pracownika z minimalnej stawki godzinowej, bez urlopów, chorobowych, zastępstw i rotacji. Efekt jest zawsze ten sam: kontrakt wygląda na rentowny przez trzy miesiące, a od czwartego zaczyna się cięcie częstotliwości, reklamacje i wymiana ludzi co sześć tygodni.
Poniżej masz procedurę, którą da się przejść w kwadrans — po wizji lokalnej i z kartką papieru.
Krok 1 (3 min): policz czas z normy wydajności
Normy m²/h to podstawa całej wyceny. To nie są wartości z sufitu, tylko uśrednione tempo pracy jednej osoby przy standardowym zakresie (odkurzanie, mopowanie, kosze, przecieranie powierzchni). Orientacyjnie, dla serwisu utrzymaniowego:
| Typ powierzchni | Norma (m²/h) |
|---|---|
| Open space, sale konferencyjne | 250–400 |
| Biuro z gabinetami, dużo biurek i mebli | 150–250 |
| Korytarze, komunikacja, hole | 350–500 |
| Klatki schodowe (schody!) | 120–200 |
| Sanitariaty i pomieszczenia socjalne | 30–60 |
| Hale magazynowe (maszyna szorująca) | 800–1500 |
| Sklep, lokal handlowy | 400–700 |
| Placówka medyczna, gabinety zabiegowe | 100–180 |
| Mieszkanie — sprzątanie utrzymaniowe | 30–50 |
| Mieszkanie — generalne | 15–25 |
| Sprzątanie po budowie | 8–15 |
Kluczowa zasada: nigdy nie licz całego obiektu jedną normą. Sanitariaty potrafią zjeść połowę czasu przy 5% powierzchni. Rozbij metraż na 3–4 strefy i każdą policz osobno.
Przykład — biuro 1200 m², serwis 5 dni w tygodniu:
- 900 m² biura @ 250 m²/h = 3,6 h
- 240 m² komunikacji @ 400 m²/h = 0,6 h
- 60 m² sanitariatów @ 40 m²/h = 1,5 h
Razem 5,7 h dziennie — w ofercie zaokrąglasz w górę do 6 h. Miesięcznie: 21 dni × 6 h = 126 roboczogodzin.
Krok 2 (3 min): ustal realny koszt roboczogodziny
Tu ginie najwięcej pieniędzy. Przy płacy minimalnej w 2026 r. koszt pracodawcy to brutto powiększone o około 20% składek. Ale płacisz też za czas, w którym nikt nie sprząta: 26 dni urlopu, dni świąteczne, chorobowe, szkolenie nowej osoby po odejściu poprzedniej.
Praktyczny przelicznik: weź nominalny koszt godziny i podnieś go o 15–20%. W efekcie jedna faktycznie przepracowana na obiekcie godzina etatowca kosztuje firmę 38–45 zł. Przy umowie zlecenie lub współpracy B2B zejdziesz do 33–40 zł, ale zapłacisz za to wyższą rotacją i mniejszą kontrolą nad jakością.
Dla naszego biura: 126 h × 42 zł = 5 292 zł kosztu pracy.
Krok 3 (3 min): dolicz narzuty, o których się zapomina
Standardowe narzuty liczone od kosztu pracy:
- chemia i materiały eksploatacyjne — 3–6% (mopy, ścierki, preparaty, worki techniczne),
- wkłady higieniczne (papier, ręczniki, mydło), jeśli wchodzą w cenę — dodatkowe 8–15%, a przy obiektach z dużym ruchem nawet więcej; to pozycja, którą warto fakturować osobno,
- amortyzacja i serwis sprzętu — 2–4%, przy maszynach szorujących do 6%,
- koordynacja i nadzór — 5–10%; ktoś musi jeździć na kontrole, układać grafik i łatać zastępstwa,
- administracja, księgowość, ubezpieczenie OC, paliwo — 8–12%,
- rekrutacja i rotacja — 2–4%, przy serwisach nocnych i obiektach poza miastem więcej.
Dla przykładowego biura: chemia 180 zł, sprzęt 120 zł, nadzór 450 zł, koszty ogólne 530 zł. Suma kosztów kontraktu: 6 572 zł.
Krok 4 (3 min): nałóż marżę i sprawdź dwie kontrolki
Marża bezpieczna dla serwisu stałego to 15–20%. Poniżej 12% każda nieplanowana absencja lub podwyżka płacy minimalnej zjada cały zysk.
6 572 zł / 0,85 = 7 732 zł netto miesięcznie → w ofercie 7 700 zł.
Teraz dwie kontrolki, które robisz zawsze:
- Stawka za m²: 7 700 / 1200 = 6,4 zł/m²/mies. Rynkowe widełki dla sprzątania biur to 3–8 zł/m²/mies., przy czym dolna granica dotyczy serwisu 1–2 razy w tygodniu. Przy codziennym serwisie 6,4 zł jest w normie.
- Stawka godzinowa: 7 700 / 126 = 61 zł/h. Firmy sprzątające pracują w przedziale 45–80 zł/h, więc mieścisz się w środku. Gdyby wyszło 95 zł/h, oznaczałoby to, że zawyżyłeś normy albo przeszacowałeś nadzór.
Jeśli obie kontrolki się zapalają na czerwono, wróć do kroku 1 — najczęściej błąd jest w normie wydajności, nie w marży. Aktualne widełki dla wszystkich typów usług znajdziesz w cenniku sprzątania.
Krok 5 (3 min): policz próg rentowności kontraktu
Próg rentowności to moment, w którym kontrakt przestaje zarabiać. Licz go w godzinach, nie w złotówkach — to bardziej intuicyjne przy rozmowie z klientem.
Przy przychodzie 7 700 zł i koszcie zmiennym 42 zł/h plus 5% materiałów, każda godzina na obiekcie kosztuje realnie około 44 zł. Punkt zerowy (po pokryciu kosztów stałych 980 zł) wypada przy około 152 godzinach miesięcznie. Masz zaplanowane 126 h, czyli bufor 26 godzin — to mniej więcej 20% zapasu na reklamacje, doczyszczanie i serwisy dodatkowe.
Zasada kciuka: bufor poniżej 10% to kontrakt do odrzucenia. Pierwsza awaria, pierwsze mycie okien „w ramach dobrej współpracy" i jesteś pod kreską.
Kiedy odmówić oferty?
Odmowa to też decyzja biznesowa i często lepsza niż podpis. Czerwone flagi:
- Klient oczekuje 3 zł/m²/mies. przy serwisie 5 dni w tygodniu — matematyka tego nie udźwignie bez cięcia godzin o połowę.
- Serwis krótszy niż 2 h dziennie na obiekcie oddalonym o 20+ km. Dojazd zjada więcej niż usługa przynosi; takie zlecenie bierzesz tylko, gdy masz już obiekt w sąsiedztwie.
- Termin płatności 60 dni lub dłuższy przy kontrakcie powyżej 10 tys. zł — pensje wypłacasz co miesiąc, nie co dwa.
- Kary umowne bez górnego limitu albo wpisane procentowo od wartości rocznej.
- Zakres opisany słowem „bieżące utrzymanie czystości" bez listy czynności i częstotliwości. To gwarancja dokładek bez wynagrodzenia.
- Przejęcie pracowników po poprzedniej firmie z ich stawkami, ale przy niższej cenie kontraktu.
Jak to działa przy mieszkaniach?
W sprzątaniu mieszkań i domów schemat jest ten sam, tylko szybszy. Kawalerka to realnie 2,5–4 h pracy, stąd cena 150–250 zł. Mieszkanie dwupokojowe: 3,5–5 h, czyli 200–350 zł. Trzypokojowe: 5–7 h i 280–450 zł. Dom jednorodzinny: 7–12 h i 400–800 zł. Przy jednorazówkach doliczaj dojazd osobno — 20–40 zł w obrębie miasta — bo przy trzech zleceniach dziennie przejazdy potrafią zabrać 1,5 h nieopłaconego czasu.
Osobna kategoria to sprzątanie po budowie: 8–18 zł/m² albo 50–90 zł/h. Tu nigdy nie wyceniaj bez wizji lokalnej — różnica między „zamieciona pustostanka" a „fuga, farba i pył na każdym centymetrze" to trzykrotność czasu pracy.
Co zrobić z gotową wyceną
Zapisz wszystkie założenia w ofercie: metraż, strefy, normy, liczbę godzin, częstotliwość, listę czynności. To nie biurokracja — to twoja tarcza przy renegocjacjach. Gdy klient za pół roku poprosi o dodatkowe mycie lodówki i podlewanie kwiatów, pokazujesz kartę i wyceniasz zmianę zamiast kłócić się o to, co „było w cenie".
I jeszcze jedno: porównaj swoją stawkę z tym, co robi konkurencja w twoim rejonie — w katalogu firm sprzątających łatwo sprawdzisz, ilu graczy działa w danym mieście i w jakich kategoriach. Rynek z pięcioma firmami wycenia się inaczej niż rynek z pięćdziesięcioma.
FAQ
Ile godzin zajmuje wycena obiektu?
Sama kalkulacja — kwadrans. Wizja lokalna biura o powierzchni do 2000 m² to kolejne 30–45 minut. Bez wizji wyceniaj wyłącznie proste, powtarzalne obiekty znanego typu.
Jaka marża jest bezpieczna przy stałym kontrakcie?
15–20%. Przy 10–12% pracujesz na granicy i każda podwyżka płacy minimalnej wymusza renegocjację. Poniżej 10% kontrakt zwykle dokłada do siebie już w pierwszym roku.
Czy wliczać chemię w cenę za m²?
Chemię techniczną tak (3–6% kosztu pracy). Wkłady higieniczne — papier, ręczniki, mydło — fakturuj osobno według zużycia, bo przy dużym ruchu potrafią kosztować więcej niż sama usługa sprzątania.
Jak wycenić obiekt, w którym poprzednia firma zaniżyła cenę?
Policz po swojemu i pokaż klientowi rozbicie na godziny. Jeśli różnica przekracza 25%, to znak, że poprzednik zaniżał godziny, a nie marżę — i że jakość była odpowiednio niższa.
Czy stawka godzinowa czy za m² jest lepsza dla firmy?
Przy serwisie stałym bezpieczniejsza jest stawka za m²/mies. z wpisaną liczbą roboczogodzin. Przy usługach jednorazowych i po budowie — stawka godzinowa, bo zakres prac jest nieprzewidywalny.