PROTOKÓŁ POWIERZENIA KLUCZY I ŚRODKÓW DOSTĘPU

wraz z klauzulą ochrony danych osobowych (RODO)

zawarty w dniu [DO UZUPEŁNIENIA] r. w [DO UZUPEŁNIENIA], pomiędzy:

1. Przekazującym (Zleceniodawcą): [NAZWA / IMIĘ I NAZWISKO — DO UZUPEŁNIENIA], z siedzibą w [DO UZUPEŁNIENIA], ul. [DO UZUPEŁNIENIA], NIP: [DO UZUPEŁNIENIA], KRS/CEIDG: [DO UZUPEŁNIENIA], reprezentowanym przez: [IMIĘ I NAZWISKO, FUNKCJA — DO UZUPEŁNIENIA], zwanym dalej „Zleceniodawcą”,

a

2. Przyjmującym (Wykonawcą): [NAZWA FIRMY SPRZĄTAJĄCEJ — DO UZUPEŁNIENIA], z siedzibą w [DO UZUPEŁNIENIA], ul. [DO UZUPEŁNIENIA], NIP: [DO UZUPEŁNIENIA], KRS/CEIDG: [DO UZUPEŁNIENIA], reprezentowanym przez: [IMIĘ I NAZWISKO, FUNKCJA — DO UZUPEŁNIENIA], zwanym dalej „Wykonawcą”,

zwanymi dalej łącznie „Stronami”.

---

§1. Przedmiot protokołu

1. Protokół określa zasady przekazania, używania, przechowywania i zwrotu kluczy, kart dostępu, pilotów, breloków zbliżeniowych oraz kodów dostępu i kodów alarmowych (dalej łącznie: „Środki dostępu”) do obiektu położonego w [MIEJSCOWOŚĆ, ULICA, NR — DO UZUPEŁNIENIA] (dalej: „Obiekt”).
2. Środki dostępu przekazywane są w związku z wykonywaniem umowy o świadczenie usług sprzątania z dnia [DATA — DO UZUPEŁNIENIA] r. (dalej: „Umowa główna”). Protokół stanowi (niepotrzebne skreślić): załącznik do Umowy głównej / samodzielny dokument.
3. Przekazanie Środków dostępu następuje wyłącznie w celu umożliwienia Wykonawcy wykonywania usług sprzątania i nie uprawnia do korzystania z Obiektu w żadnym innym celu.

§2. Wykaz przekazanych Środków dostępu

1. Zleceniodawca przekazuje, a Wykonawca przyjmuje następujące Środki dostępu:

Lp.	Rodzaj (klucz / karta / pilot / brelok)	Oznaczenie / numer	Pomieszczenie / strefa	Liczba szt.	System master key (tak/nie)
1.	[DO UZUPEŁNIENIA]	[DO UZUPEŁNIENIA]	[DO UZUPEŁNIENIA]	[__]	[__]
2.	[DO UZUPEŁNIENIA]	[DO UZUPEŁNIENIA]	[DO UZUPEŁNIENIA]	[__]	[__]
3.	[DO UZUPEŁNIENIA]	[DO UZUPEŁNIENIA]	[DO UZUPEŁNIENIA]	[__]	[__]

2. Kod do systemu alarmowego / kod dostępu do Obiektu został przekazany (niepotrzebne skreślić): w zaklejonej kopercie / ustnie osobie upoważnionej wskazanej w Załączniku nr 1. Treści kodu nie wpisuje się do niniejszego protokołu. Wykonawca otrzymał (jeśli dotyczy) odrębny kod użytkownika w systemie alarmowym: TAK / NIE.
3. Strony potwierdzają, że Środki dostępu w chwili przekazania są kompletne i sprawne. Uwagi: [DO UZUPEŁNIENIA / BRAK].

§3. Zasady korzystania i przechowywania

1. Wykonawca korzysta ze Środków dostępu wyłącznie w celu wykonania Umowy głównej, w następujących dniach i godzinach: [DO UZUPEŁNIENIA]. Wejście do Obiektu poza tymi godzinami wymaga uprzedniej zgody Zleceniodawcy (co najmniej w formie wiadomości e-mail lub SMS).
2. Wykonawca zobowiązuje się: a) nie kopiować ani nie dorabiać kluczy i innych Środków dostępu, b) nie udostępniać Środków dostępu ani kodów osobom innym niż personel wskazany w Załączniku nr 1, c) nie oznaczać kluczy adresem Obiektu ani nazwą Zleceniodawcy, d) przechowywać Środki dostępu poza godzinami świadczenia usług w sposób zabezpieczony przed dostępem osób trzecich: [zamykana szafa na klucze w siedzibie Wykonawcy / sejf / inne — DO UZUPEŁNIENIA], e) każdorazowo po zakończeniu pracy zamknąć Obiekt i uzbroić system alarmowy (jeśli dotyczy).
3. O utracie, kradzieży lub podejrzeniu nieuprawnionego użycia któregokolwiek Środka dostępu Wykonawca zawiadamia Zleceniodawcę niezwłocznie, nie później niż w ciągu [12] godzin od powzięcia wiadomości — telefonicznie na numer [DO UZUPEŁNIENIA] oraz e-mailem na adres [DO UZUPEŁNIENIA].
4. Zleceniodawca zawiadamia Wykonawcę o każdej zmianie kodów dostępu lub wymianie zamków z wyprzedzeniem co najmniej [1] dnia roboczego.

§4. Odpowiedzialność

1. Wykonawca ponosi odpowiedzialność za szkodę wynikłą z utraty, uszkodzenia lub użycia Środków dostępu niezgodnie z niniejszym protokołem, na zasadach ogólnych Kodeksu cywilnego (art. 471 KC), z uwzględnieniem należytej staranności wymaganej od profesjonalisty (art. 355 §2 KC).
2. W przypadku utraty Środka dostępu z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy, Wykonawca pokrywa w szczególności udokumentowane koszty: a) wymiany wkładek lub zamków w drzwiach, do których utracony Środek dostępu umożliwiał wejście, b) w przypadku klucza działającego w systemie klucza centralnego (master key) — wymiany systemu w zakresie, w jakim jest to konieczne do przywrócenia bezpieczeństwa Obiektu, c) przeprogramowania kart, pilotów i kodów.
3. Wykonawca oświadcza, że posiada ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej z tytułu prowadzonej działalności z sumą gwarancyjną [KWOTA — DO UZUPEŁNIENIA] zł, polisa nr [DO UZUPEŁNIENIA], wystawiona przez [UBEZPIECZYCIEL — DO UZUPEŁNIENIA], obejmujące (jeśli dotyczy) ryzyko utraty kluczy i kosztów wymiany zamków.
4. Wykonawca nie ponosi odpowiedzialności za szkody wynikłe z przyczyn leżących po stronie Zleceniodawcy, w szczególności z nieprzekazania informacji o zmianie kodów, wadliwych zamków lub udostępnienia Środków dostępu osobom trzecim przez Zleceniodawcę.
5. Za działania i zaniechania personelu, którym posługuje się przy wykonywaniu Umowy głównej, Wykonawca odpowiada jak za działania własne (art. 474 KC).

§5. Zwrot Środków dostępu

1. Wykonawca zwraca wszystkie Środki dostępu najpóźniej w dniu rozwiązania lub wygaśnięcia Umowy głównej, a w części dotyczącej poszczególnych pomieszczeń — w dniu ograniczenia zakresu usług.
2. Zwrot potwierdza się protokołem zwrotu, którego wzór stanowi Załącznik nr 2.
3. Jeżeli Wykonawca nie zwróci Środków dostępu w terminie [7] dni od dnia, o którym mowa w ust. 1, Zleceniodawca ma prawo wymienić wkładki, zamki lub kody na koszt Wykonawcy, po uprzednim pisemnym wezwaniu do zwrotu z dodatkowym terminem [3] dni.

§6. Ochrona danych osobowych (RODO)

1. Strony zgodnie stwierdzają, że celem usług sprzątania nie jest przetwarzanie danych osobowych, jednak personel Wykonawcy może mieć w Obiekcie przypadkowy, incydentalny wgląd w dokumenty, ekrany urządzeń lub inne nośniki zawierające dane osobowe, których administratorem jest Zleceniodawca.
2. Wykonawca zobowiązuje się, że jego personel: a) nie będzie zapoznawał się z treścią dokumentów i danych znajdujących się w Obiekcie, b) nie będzie ich kopiował, fotografował, utrwalał ani wynosił poza Obiekt, c) nie będzie korzystał ze sprzętu komputerowego i telefonów Zleceniodawcy, d) zachowa w tajemnicy — bezterminowo, również po zakończeniu Umowy głównej — wszelkie informacje i dane osobowe, z którymi zetknął się w związku z dostępem do Obiektu.
3. Wykonawca odbierze od każdej osoby wskazanej w Załączniku nr 1 pisemne zobowiązanie do zachowania poufności (część B Załącznika nr 1) i okaże je Zleceniodawcy na żądanie.
4. Jeżeli w ramach usług miałoby dochodzić do przetwarzania danych osobowych w imieniu Zleceniodawcy (np. niszczenie dokumentów, sprzątanie archiwum lub serwerowni z dostępem do nośników danych), Strony zawrą przed rozpoczęciem takich czynności odrębną umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych zgodnie z art. 28 RODO. Niniejszy protokół takiej umowy nie zastępuje.
5. Zleceniodawca przetwarza dane osobowe personelu Wykonawcy wskazane w Załączniku nr 1 (imię, nazwisko, ewentualnie numer dokumentu) jako administrator, w celu kontroli dostępu do Obiektu i zapewnienia jego bezpieczeństwa — na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes), przez okres obowiązywania Umowy głównej oraz okres przedawnienia roszczeń. Wykonawca przekaże swojemu personelowi informację o udostępnieniu ich danych Zleceniodawcy w powyższym zakresie.
6. Jeżeli Obiekt objęty jest monitoringiem wizyjnym, Zleceniodawca informuje o tym Wykonawcę, a wizerunek personelu Wykonawcy przetwarzany jest zgodnie z klauzulą informacyjną monitoringu obowiązującą w Obiekcie. Oznaczenie stref monitorowanych: [DO UZUPEŁNIENIA / NIE DOTYCZY].
7. O naruszeniu ochrony danych osobowych związanym z dostępem do Obiektu (w tym o utracie Środków dostępu mogącej skutkować nieuprawnionym dostępem do danych) Strona, która powzięła o nim wiadomość, zawiadamia drugą Stronę niezwłocznie, nie później niż w ciągu 24 godzin.

§7. Personel upoważniony

1. Do odbioru, posiadania i posługiwania się Środkami dostępu upoważniony jest wyłącznie personel Wykonawcy wskazany w Załączniku nr 1.
2. Wykonawca aktualizuje listę personelu przed dopuszczeniem nowej osoby do pracy w Obiekcie — pisemnie lub e-mailem na adres: [DO UZUPEŁNIENIA]. Osoba skreślona z listy traci prawo dostępu do Obiektu z chwilą zawiadomienia.
3. Na żądanie Zleceniodawcy personel okazuje przy wejściu do Obiektu dokument pozwalający potwierdzić tożsamość w zakresie zgodnym z listą.

§8. Postanowienia końcowe

1. Zmiany protokołu wymagają formy pisemnej lub dokumentowej (e-mail potwierdzony przez obie Strony) pod rygorem nieważności, z wyjątkiem aktualizacji Załącznika nr 1 dokonywanej w trybie §7 ust. 2.
2. W sprawach nieuregulowanych stosuje się postanowienia Umowy głównej, przepisy Kodeksu cywilnego oraz RODO.
3. Protokół sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej ze Stron.

 

ZLECENIODAWCA (przekazujący)	WYKONAWCA (przyjmujący)
________________________________	________________________________
data, czytelny podpis	data, czytelny podpis

---

ZAŁĄCZNIK NR 1 — Lista personelu upoważnionego oraz upoważnienie i zobowiązanie do poufności

Część A. Lista osób upoważnionych do dostępu do Obiektu i posługiwania się Środkami dostępu

Lp.	Imię i nazwisko	Zakres (całość / strefy)	Data wpisu	Data skreślenia
1.	[DO UZUPEŁNIENIA]	[DO UZUPEŁNIENIA]	[__]	[__]
2.	[DO UZUPEŁNIENIA]	[DO UZUPEŁNIENIA]	[__]	[__]

Część B. Upoważnienie pracownika i zobowiązanie do zachowania poufności

[NAZWA WYKONAWCY — DO UZUPEŁNIENIA] upoważnia Panią/Pana [IMIĘ I NAZWISKO — DO UZUPEŁNIENIA] do odbioru, posiadania i posługiwania się Środkami dostępu do Obiektu przy [ADRES — DO UZUPEŁNIENIA] wyłącznie w celu i w zakresie wykonywania usług sprzątania.

Ja, niżej podpisana/y, oświadczam, że:

1. zapoznałam/em się z zasadami korzystania ze Środków dostępu określonymi w §3 protokołu i zobowiązuję się ich przestrzegać, w tym nie kopiować kluczy, nie udostępniać ich ani kodów innym osobom oraz niezwłocznie zgłaszać przełożonemu ich utratę;
2. zobowiązuję się do zachowania w tajemnicy — bezterminowo, także po ustaniu zatrudnienia lub współpracy — wszelkich informacji, w tym danych osobowych, z którymi zetknę się w związku z dostępem do Obiektu;
3. zobowiązuję się nie zapoznawać się z treścią dokumentów znajdujących się w Obiekcie, nie kopiować ich, nie fotografować ani nie wynosić, a także nie korzystać ze sprzętu i urządzeń Zleceniodawcy;
4. przyjmuję do wiadomości, że moje imię i nazwisko zostanie udostępnione Zleceniodawcy w celu kontroli dostępu do Obiektu (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

 

---

data, czytelny podpis pracownika

---

data, podpis osoby reprezentującej Wykonawcę

---

ZAŁĄCZNIK NR 2 — Protokół zwrotu Środków dostępu

W dniu [DO UZUPEŁNIENIA] r. Wykonawca zwrócił, a Zleceniodawca przyjął następujące Środki dostępu:

Lp.	Rodzaj / oznaczenie (zgodnie z §2)	Liczba szt.	Stan (bez zastrzeżeń / uwagi)
1.	[DO UZUPEŁNIENIA]	[__]	[DO UZUPEŁNIENIA]
2.	[DO UZUPEŁNIENIA]	[__]	[DO UZUPEŁNIENIA]

Kody dostępu i kody alarmowe przekazane Wykonawcy zostały (niepotrzebne skreślić): zmienione przez Zleceniodawcę / dezaktywowane (usunięty kod użytkownika) / pozostawione bez zmian na odpowiedzialność Zleceniodawcy.

Strony potwierdzają, że (niepotrzebne skreślić): wszystkie / nie wszystkie Środki dostępu wymienione w §2 protokołu zostały zwrócone. Braki i ustalenia co do rozliczenia: [DO UZUPEŁNIENIA / BRAK].

 

WYKONAWCA (zwracający)	ZLECENIODAWCA (przyjmujący)
________________________________	________________________________
data, czytelny podpis	data, czytelny podpis