Podatki w firmie sprzątającej 2026: ryczałt 8,5%, skala czy liniowy — co się bardziej opłaca

Wybór formy opodatkowania w branży sprzątającej rozstrzyga się na jednej liczbie: jaki procent przychodu zjadają Ci koszty. Ryczałt liczy podatek od przychodu i nie interesuje go, że wypłaciłeś pensje sześciu osobom. Skala i liniowy liczą podatek od dochodu, więc im więcej kosztów, tym bardziej Cię lubią.

Poniżej trzy pełne wyliczenia na realnych przychodach, z ZUS-em i składką zdrowotną. Wszystkie kwoty są roczne, chyba że zaznaczono inaczej.

Jakie składki płaci firma sprzątająca w 2026 roku?

Parametry na 2026 r. (wartości przybliżone — ostateczne zależą od prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia ogłaszanego pod koniec roku):

W wyliczeniach przyjmuję duży ZUS, żeby porównanie było uczciwe — firma po dwóch latach działania i tak do niego trafi.

Przychód 8 000 zł/mies.: jednoosobowa działalność

Typowa sytuacja: sprzątasz sama, 5–6 stałych klientów, stawka w okolicach 45–60 zł/h (widełki dla firm to 45–80 zł/h). Koszty: chemia, worki, paliwo, telefon — około 1 000 zł/mies.

Przychód roczny 96 000 zł, koszty 12 000 zł.

Skala wygrywa o ponad 6,5 tys. zł rocznie. Powód jest prozaiczny: przy przychodzie powyżej 60 tys. zł ryczałtowiec wpada w drugi próg składki zdrowotnej i płaci prawie 10 tys. zł rocznie zdrowotnej, podczas gdy na skali od takiego dochodu wychodzi 5,5 tys. zł. Do tego kwota wolna 30 000 zł ścina podatek do symbolicznych 3,7 tys. zł.

Wniosek: jednoosobowa firma sprzątająca poniżej ok. 100 tys. zł przychodu prawie zawsze wyjdzie lepiej na skali.

Przychód 20 000 zł/mies.: firma z dwiema ekipami

Dwie–trzy osoby na umowach, obsługa kilku biurowców w modelu 3–8 zł/m²/mies. (sprzątanie biur) plus mieszkania prywatne. Koszty — pensje, ZUS pracowników, chemia, maszyna jednotarczowa, auto — realnie 60% przychodu, czyli 12 000 zł/mies.

Przychód 240 000 zł, koszty 144 000 zł, dochód 96 000 zł.

Różnica między skalą a ryczałtem: 16 271 zł rocznie. To pensja pracownika za trzy miesiące.

A teraz ta sama firma, ale bez etatów — jednoosobowa działalność z podwykonawcami rozliczanymi osobno albo z portfelem prywatnych mieszkań, gdzie koszty to tylko 25% przychodu (60 000 zł/rok):

Ten sam przychód, odwrotny wynik. Ryczałt wygrywa o 8 tys. zł. Dlatego pytanie „ryczałt czy skala" bez podania struktury kosztów nie ma sensownej odpowiedzi.

Przychód 50 000 zł/mies.: firma z ośmioosobową ekipą

Przychód 600 000 zł. Koszty 65% (390 000 zł) — typowe, gdy większość obrotu to wynagrodzenia. Dochód 210 000 zł.

Nawet z wejściem w drugi próg skala nadal wygrywa — granica opłacalności między skalą a liniowym leży przy dochodzie ok. 220–230 tys. zł rocznie. Powyżej tego poziomu liniowy zaczyna wyprzedzać.

Jeśli jednak ta sama firma ma koszty na poziomie 35% (210 000 zł), obraz się odwraca: ryczałt zostawia ok. 300 700 zł, liniowy 281 700 zł, a skala tylko 244 000 zł.

Gdzie leży próg opłacalności ryczałtu?

Przy stawce 8,5% ryczałt zaczyna przegrywać ze skalą mniej więcej wtedy, gdy koszty przekraczają 35–40% przychodu. Ze stawką liniową granica przesuwa się w okolice 45–50%, bo liniowy ma tańszą zdrowotną.

Praktycznie: jeśli zatrudniasz ludzi na umowę o pracę lub zlecenie, prawie na pewno jesteś powyżej tego progu i ryczałt jest najgorszym wyborem. Jeśli sprzątasz sam lub z jedną osobą do pomocy, a największym kosztem jest chemia i paliwo — ryczałt rozjeżdża konkurencję, zwłaszcza powyżej 20–25 tys. zł przychodu miesięcznie.

Pułapki stawki ryczałtu przy usługach mieszanych

To miejsce, gdzie firmy sprzątające wpadają najczęściej — bo w praktyce rzadko sprzedają tylko „sprzątanie".

8,5% dotyczy PKWiU 81.2 — usługi sprzątania obiektów, mycie okien, dezynsekcja, sprzątanie po budowie jako prace porządkowe. Tu problemu nie ma.

5,5% — roboty budowlane. Jeśli przy sprzątaniu po budowie (8–18 zł/m²) dokładasz szpachlowanie, poprawki malarskie czy fugowanie, ta część przychodu to nie sprzątanie. Ale uwaga — niższa stawka jest korzystna, więc brak podziału działa przeciwko Tobie.

3% — sprzedaż towarów. Odsprzedajesz klientowi biurowemu ręczniki papierowe, mydło i worki z marżą? To działalność handlowa, 3%. Wielu księgowych wrzuca to hurtem w 8,5% i klient przepłaca.

15% — udostępnianie personelu (PKWiU dział 78). Największa pułapka. Jeśli faktura brzmi „oddelegowanie 3 pracowników — 480 godzin", a umowa mówi o udostępnieniu personelu pod kierownictwem klienta, fiskus może uznać to za usługi związane z zatrudnieniem — stawka 15%, czyli niemal dwa razy więcej. Faktura ma opisywać efekt (utrzymanie czystości 1 200 m² powierzchni biurowej), nie zasób.

Brak ewidencji w podziale na stawki = najwyższa stawka od całości. Jeśli nie prowadzisz ewidencji przychodów rozbitej na stawki, urząd ma prawo opodatkować cały przychód według najwyższej z nich. Przy miksie 8,5% i 15% to katastrofa.

Były pracodawca. Rzucasz etat w firmie sprzątającej i zakładasz JDG, żeby fakturować tę samą firmę za te same czynności? Ryczałt (i liniowy) odpadają w roku rezygnacji i w kolejnym.

Czego nie widać w tabelkach

Ryczałt i liniowy odbierają ulgę na dzieci, wspólne rozliczenie z małżonkiem i ulgę rehabilitacyjną. Przy dwójce dzieci wspólne rozliczenie na skali potrafi dołożyć 3–5 tys. zł rocznie i wywrócić całą kalkulację.

Formę wybierasz do 20. dnia miesiąca następującego po miesiącu pierwszego przychodu w roku — praktycznie do 20 lutego. Zmienić można raz w roku, więc grudzień to dobry moment, żeby wziąć wyciąg z konta i policzyć realny udział kosztów za ostatnie 12 miesięcy.

Jeśli dopiero budujesz firmę i szukasz punktu odniesienia dla stawek, zobacz, ile biorą firmy sprzątające w Twoim mieście — przy 130+ miastach w katalogu różnice bywają spore, a to one decydują, po której stronie progu opłacalności wylądujesz.

Wyliczenia mają charakter orientacyjny i opierają się na prognozowanych parametrach na 2026 r. Przed zmianą formy opodatkowania skonsultuj się z księgowym.